så förbereder du dig inför svåra samtal.

Tänk dig att det är dags för ert företags årliga kick-off och du är omgiven av leende, glada medarbetare. Men du vet något som de inte vet: företaget går på knäna och måste radikalt förändra sitt strategiska fokus för att överleva, och många av personerna i rummet kommer inte att ha jobbet kvar till påsk. Och du vet att du kommer att vara budbärare av de dåliga nyheterna.

Att behöva säga upp någon är bara en av många utmanande typer av samtal som chefer måste genomföra. Andra kan vara att motivera underpresterande medarbetare eller att få en högpresterande person att förstå att dennes sociala beteende inte accepteras.

Det är viktigt att komma ihåg att människor reagerar på olika sätt på oönskade budskap. Vissa kommer att gå i försvar och andra kommer att ta det med jämnmod och vilja förbättra sig. Det du kan kontrollera är hur du initierar och vägleder båda parter genom en känslomässigt laddad konversation.

förbered dig känslomässigt och strategiskt inför samtalet 

Att förbereda och hantera ett utmanande jobbrelaterat samtal, kräver att man är både känslomässig och strategisk förberedd. Om du är orolig att ditt budskap kommer att tas illa emot kan du inte kompensera med fakta. Du kan möjligen bevisa en medarbetares tillkortakommanden genom att skapa en lista över dennes brister, men du kan inte använda den typen av argumentation för att skapa en konstruktiv dialog som bäddar för utveckling. Då låser du in mottagaren bakom försvarsmurar.

Jag menar inte att det inte är viktigt att lyfta konkreta fakta; men logik räcker sällan för att nå fram. Att förstå känslorna i rummet och visa sympati för den som får oroande nyheter är kännetecknet för en känslomässigt intelligent ledare och är absolut nödvändigt för att framgångsrikt kunna navigera i svåra konversationer. Inled istället samtalet med en medarbetare som behöver öka sin prestation med att lyfta fram dennes positiva egenskaper och försäkra mottagaren om att du verkligen vill att han eller hon ska stanna kvar på din avdelning eller inom företaget. Det brukar leda till att samtalet blir fokuserat på att i samförstånd hitta lösningar snarare än klander och negativitet.

Om samtalet innebär ett avslut, kom ihåg hur otroligt känslofylld den situationen kan vara för mottagaren. Inom några sekunder efter du sagt vad det handlar om kommer en primitiv första insikt om att den egna försörjningen och framtiden ryckts undan. Det är av största vikt att du som chef respekterar situationens allvar och är medkännande, vilket inte ska förväxlas med medlidande. Du behöver vara förberedd på vitt skilda scenarier beroende på vilken försvarsmekanism personen framför dig hamnar i. Även om personen kanske inte är mottaglig i stunden, var noga med att lyfta det stöd som finns tillgängligt, till exempel outplacement eller omställningsstöd. Berätta att du och ert företag vill säkerställa att medarbetaren får hjälp att hitta ett annat jobb och inte lämnas ensam i situationen. 

Rent strategisk är det viktigaste att du som chef är väl förberedd inför ett svårt samtal, är konkret med mötets syfte och kan sätta ord på det budskap du ska leverera och har en klar bild av vad du vill ha åstadkommit när mötet är över. Vad ska resultatet vara av samtalet? Vill du till exempel ta fram en handlingsplan för en medarbetare för hur denne ska lyckas vända sin prestation? Var redo att så tydligt som möjligt ange varför samtalet är nödvändigt och vad konsekvenserna blir om inget förändras.

när du själv är mottagare av dåliga nyheter

Vad händer om du är den som får höra att din prestation behöver förbättras eller kommer att förlora ditt jobb? Nyckeln till att hantera budskapet väl, både i stunden och senare, är din tolkning av situationen. En variant av huruvida glaset är halvfullt eller halvtomt kan man säga. Försök att så snabbt som möjligt komma över chocken och uppnå insikten att även om det här inte var ditt eget val, så kan du välja att göra ett snyggt avslut och upprätthålla en god relation med din tidigare arbetsgivare.

Oavsett hur tuffa nyheterna är, bör ditt mål vara att reagera med takt och finess. När man lyckas bemöta utmanande omständigheter på ett snyggt sätt gör man intryck och ökar sin chans att bli rekommenderad för nya möjligheter. Goda relationer hos din tidigare arbetsgivare är en värdefull del av ditt personliga nätverk och en viktig nyckel i både stundande jobbsökning och framtida karriärval.

Oavsett om du är initiativtagare eller mottagare i ett svårt samtal kan du genom att behålla ditt lugn, vara väl förberedd och visa sympati och empati bana väg för ett konstruktivt möte och bidra till ömsesidigt positiva resultat.