Outplacement: Modernes Trennungskonzept spart Kosten und schützt die Arbeitgebermarke

Als Outplacement bezeichnet man die Beratung zur beruflichen Neuorientierung. Die Dienstleistung richtet sich an Unternehmen und Arbeitnehmer, die sich in einem Trennungsprozess befinden. Ziel ist es, den Arbeitnehmern eine berufliche Perspektive außerhalb des Unternehmens aufzuzeigen und einen erfolgreichen Übergang in einen neuen Job zu ermöglichen. Outplacement hat sich mit der Zeit zu einem etablierten Instrument der Personalarbeit entwickelt. Nahezu alle großen und führenden Unternehmen setzen diese Dienstleistung ein, um vom Arbeitgeber initiierte Trennungen wertschätzend, zielführend und konfliktarm umzusetzen.

Was genau ist Outplacement?

Wörtlich genommen geht es beim Outplacement darum, Mitarbeiter dabei zu unterstützen, außerhalb des Unternehmens (Out) eine neue Anstellung zu finden (Placement). Häufig ist Outplacement Teil von Aufhebungsverträgen und wird zusätzlich zu einer finanziellen Abfindung angeboten.

Durchgeführt werden Outplacement-Programme von externen Dienstleistern, welche die Klienten einzeln oder in Gruppen beraten. In der Regel werden diese Beratungsleistungen vom ehemaligen Arbeitgeber finanziert, der den scheidenden Mitarbeitern möglichst schnell eine neue berufliche Perspektive außerhalb des Unternehmens eröffnen möchte.

Eine Outplacement-Beratung gliedert sich in drei Phasen: 

• Erarbeitung der beruflichen Zielsetzung (Standortbestimmung)
• Entwicklung der Bewerbungskampagne
• Persönliches Coaching und Integrationssupport ins neue Umfeld

Je nach Bedarf werden in der Beratung unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt. So steht bei einigen Klienten die Situationsanalyse und Zielklärung im Vordergrund, während der Fokus bei anderen Klienten vor allem auf der Entwicklung und Umsetzung einer Bewerbungsstrategie und der Aufbereitung der Bewerbungsunterlagen liegt. Auch die Suche nach passenden Stellenausschreibungen, die Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche, Vertragsverhandlungen sowie die Optimierung der Social-Media-Profile in XING oder LinkedIn sind Teil der Outplacement-Beratung. Wenn Klienten keine neue Anstellung sondern die Selbstständigkeit anstreben, erhalten sie Unterstützung bei der Existenzgründung. 

Rechtliche Aspekte im Outplacement

Outplacement ist eine freiwillige Leistung der Arbeitgeber, es gibt keine entsprechende gesetzlich festgeschriebene Verpflichtung. In Ausnahmefällen kann ein Anspruch auf eine Outplacement-Leistung bestehen, falls diese zuvor vertraglich vereinbart wurde.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist die finanzielle Förderung von Outplacement-Programmen möglich. Vorausgesetzt das Outplacement-Programm wird Beschäftigten vor dem Hintergrund einer betrieblichen Änderung gem. § 111 BetrVG (z. B. dem Wegfall von Arbeitsplätzen aufgrund einer Betriebsschließung) angeboten und in einem Interessenausgleich bzw. in einem Sozialplan (als Maßnahme, um die Nachteile des Arbeitsplatzverlustes abzumildern) geregelt, ist eine Förderung gem. § 110 SGB III möglich.

Die steuerrechtliche Bewertung von Outplacement-Beratungen hat sich 2020 geändert. Fortan ist sichergestellt, dass Beratungsleistungen des Arbeitgebers oder auf seine Veranlassung hin von einem Dritten zur beruflichen Neuorientierung für ausscheidende Arbeitnehmer steuerfrei sind (§ 3 Nr. 19 EStG).

Virtuelles Outplacement

Ein zeitgemäßes Outplacement sollte den Entwicklungen der Arbeitswelt Rechnung tragen – so auch der Digitalisierung. Moderne Outplacement-Anbieter nutzen daher die Vorteile der vorhandenen technologischen Möglichkeiten und bieten zusätzlich zum klassischen Outplacement mit Präsenzveranstaltungen virtuelles Outplacement an.

Der Unterschied zwischen klassischem und virtuellem Outplacement besteht vor allem in der Form der Kommunikation: während Beratungstermine klassischerweise vor Ort in den Räumlichkeiten des Dienstleisters stattfinden, werden in der virtuellen Beratung Termine für Online-Meetings vereinbart.

Die virtuelle Form des Outplacements hat gegenüber der Präsenzberatung einige Vorteile zu bieten. Dazu zählt eine höhere räumliche und zeitliche Flexibilität. Anfahrtszeiten fallen weg, Beratungstermine lassen sich einfacher in den Arbeitsalltag integrieren und die Coachings können  nicht nur auf kürzere Einheiten aufgeteilt werden, sondern sind auch kurzfristiger planbar.  Darüber hinaus sind Workshops und Veranstaltungen mit vergleichsweise vielen Klienten möglich, selbst wenn diese an unterschiedlichen Standorten ansässig sind. 

Vorteile und Bedeutung für ausscheidende Mitarbeiter

Der größte Mehrwert einer Outplacement-Beratung für ausscheidende Mitarbeiter liegt auf der Hand: sie finden schneller und sicherer eine neue Position, die zu ihnen passt. Insbesondere zu Beginn der Beratung trägt der Austausch mit einem Berater enorm zur emotionalen Stabilität bei. Das 1:1 mit dem Berater bietet einen geschützten Raum, in dem Unsicherheiten ausgesprochen und Entscheidungskonflikte aufgelöst werden können. 

Wer jahrelang die gleiche Position innehatte oder sich innerhalb eines Unternehmens weiterentwickelt hat, hat meist wenig Erfahrung mit Bewerbungsprozessen. Daher ist die Unterstützung durch Experten ein wertvoller und wesentlicher Bestandteil von Outplacement-Beratungen. Die Bewerbungsunterlagen sollten nicht nur zeitgemäß gestaltet, sondern auch mit automatisierten Bewerbungsprozessen kompatibel sein, denn viele große Unternehmen nutzen Bewerbermanagementsysteme (ATS), mit deren Hilfe Bewerbungsunterlagen automatisiert verarbeitet werden. Auch die Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche ist Teil der Beratung und kann mit Hilfe eines Beraters sowohl in Präsenzmeetings als auch virtuell gut trainiert werden – zumal immer mehr Bewerbungsgespräche virtuell durchgeführt werden. 

Viele Klienten sind zunächst auf der Suche nach einem neuem Job, der ihrem bisherigen möglichst ähnlich ist. Eine Outplacement-Beratung bietet immer auch die Möglichkeit zur Erweiterung der Selbstkenntnis. Wer seine Stärken, seine Kompetenzen, seine Möglichkeiten und Grenzen kennt, kann die Jobsuche mit einem sicheren Gefühl angehen und auch neue berufliche Perspektiven in Betracht ziehen.

Obwohl Outplacement in vielen Unternehmen Teil der Unternehmenskultur geworden ist, entsteht durch die Beratung für die ehemaligen Mitarbeiter ein Wettbewerbsvorteil. Denn insgesamt erhalten nur wenige Bewerber im Arbeitsmarkt eine professionelle Beratung. Bewerber, die Zugang zum verdeckten Stellenmarkt, Zugriff auf Beratungsunterlagen und Nutzungsmöglichkeiten von Unternehmensdatenbanken haben, starten mit einem großen Vorsprung in den Bewerbungsprozess.

Ein weiterer wichtiger Vorteil von Outplacement: Lücken im Lebenslauf lassen sich vermeiden, da die Outplacement-Beratung innerhalb der Kündigungsfrist durchgeführt werden kann. Findet der Klient innerhalb dieses Zeitrahmens eine neue Anstellung, entsteht erst gar keine beschäftigungsfreie Zeit. Teilweise umfasst die Outplacement-Beratung auch die Probezeit der neuen Stelle.

Grundsätzlich empfiehlt sich aus der Sicht des Arbeitnehmers für den Fall, dass der Arbeitgeber das Beschäftigungsverhältnis durch einen Aufhebungsvertrag beenden möchte, der Versuch, eine Outplacement-Beratung als zusätzlichen Vertragsbestandteil zu verhandeln. Diese Zusatzleistung kann entweder on top zur Abfindung hinzukommen oder mit dieser verrechnet werden.

Vorteile und Bedeutung für Arbeitgeber

Die Art und Weise, wie sich Arbeitgeber von ihren Mitarbeitern trennen, ob sie für ihren weiteren beruflichen Werdegang ein Stück Verantwortung übernehmen oder nicht, strahlt immer imagebildend nach innen und außen aus. Organisationen, die ihre Trennungskultur als einen wichtigen Beitrag zur positiven Arbeitgeberwahrnehmung verstehen, offerieren daher die unterstützende Begleitung zur Neuplatzierung sehr ernsthaft und überzeugen die ehemaligen Mitarbeiter, dass sie mit einer Outplacement-Beratung schneller eine zu ihrem Profil passende Stelle besetzen können. Idealerweise rechnen sie die Kosten der Beratung nicht auf die Höhe der Abfindung an.

Fair behandelte ehemalige Mitarbeiter, die professionell begleitet wieder zügig eine Anschlussposition finden, werden keine kritischen Kommentare in sozialen Netzwerken veröffentlichen und nicht schlecht über ihren letzten Arbeitgeber sprechen – weder beim Wettbewerb noch bei neuen Kollegen. Mehr noch: der ehemalige Arbeitgeber kann unter neuen Rahmenbedingungen auch wieder als potenzieller Arbeitgeber ins Spiel kommen. Nicht selten wollen Unternehmen, dass eine Trennung aus konjunkturellen oder Marktgründen vom Mitarbeiter so erfolgt, dass sie ihn in einer veränderten Rahmensituation wieder einstellen können. Mit einer Outplacement-Maßnahme sichern sie sich diese Option. 

Zudem wirkt ein Outplacement-Angebot deeskalierend im Trennungsprozess und nimmt damit direkt Einfluss auf die Unternehmenskultur. Mitarbeiter, die erfahren, dass ihre Stelle ab- oder umgebaut wird, sind verängstigt, verärgert oder wütend. Dies äußern sie möglicherweise gegenüber Kollegen, Lieferanten, Kunden oder anderen, auch wenn sie freigestellt sein sollten. Negative Auswirkungen auf die verbleibende Belegschaft sind fast unausweichlich. Ein wesentlicher Beitrag in der Anfangsphase der Outplacement-Beratung liegt darin, die Mitarbeiter aufzufangen, ihnen Perspektiven aufzuzeigen und zu signalisieren, dass der ehemalige Arbeitgeber sie nicht im Stich lässt, sondern aufrichtig darum bemüht ist, den Weg zu einer neuen Anstellung zu ebnen. In dieser Art begleitet, wird Schaden vom Unternehmen und seinem Employer Branding ferngehalten.  

Auf die Unternehmenskultur zahlt eine Outplacement-Maßnahme auch deshalb ein, weil die Führungskräfte den notwendigen Support erhalten. Eine Trennung stellt nicht nur für Betroffene eine emotionale Belastung dar, sondern gleichermaßen auch für die Führungskräfte. Das mittlere Management ist besonders gefordert, da es letztlich die Entscheidungen, die zu personellen Veränderungen führen, nicht selbst beeinflusst hat. Mit der Umsetzung der Trennung konfrontiert, kann es ohne entsprechende Unterstützung diese Sondersituation kaum bewältigen. Auch weil die Loyalität der verbleibenden Mitarbeiter oft denen verloren geht, die die Trennung aussprechen, unterstützt hier eine professionelle Vorbereitung entschieden die Verhaltens- und Kommunikationskompetenz der Führungskraft – und ihr Commitment und damit auch die Unternehmenskultur werden nicht beschädigt.

Worauf müssen Unternehmen achten?

Aus Unternehmenssicht liefert ein Outplacement-Anbieter dann eine gute Qualität, wenn er in der Lage ist umfassende Projekte zu managen. Dabei kommt dem Prozessmanagement eine besondere Bedeutung zu. Eine hohe Beratungsqualität liegt dann vor, wenn

• die Beratung bei individuellen Fragestellungen des Unternehmens zeitlich und inhaltlich reaktionsstark ist,
• das Beratungsunternehmen bei Veränderungen der Rahmenbedingungen Interventionsmöglichkeiten bietet,
• die Berater kontinuierlich prüfen, ob sich Anliegen und Ziele der Kunden und Klienten im Verlauf des Beratungsprozesses ändern,
• Frühwarnsysteme existieren, um bestimmte Fehlentwicklungen zu vermeiden,
• Instrumente und Methoden vorhanden sind, um in solchen Situationen zu reagieren,
• die Transparenz über die Rahmenbedingungen, unter denen die Beratung stattfindet, sehr hoch ist und
• das Reporting  aussagefähig und authentisch ist.

Outplacement by Randstad RiseSmart

Bei Randstad RiseSmart setzen wir auf die zukunftsweisende Verbindung aus Tech & Touch. Das heißt: neben unserer jahrzehntelangen Erfahrung, zertifizierter Beratungsexpertise und Empathie setzen wir auf neueste digitale Tools. Dadurch verschaffen wir unseren Kunden und Klienten einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil und sorgen dafür, dass sie von den Möglichkeiten einer immer digitaler und globaler werdenden Welt profitieren. 

Unseren Kunden bieten wir Zugriff auf Randstad RiseSmart Insight ™: Unsere branchenweit einzigartige Informationsplattform wurde entwickelt, um den Personalverantwortlichen und dem Management Einblick in den tagesaktuellen Stand ihres Projektes zu gewähren. Diese Technologie verschafft unseren Kunden maximale Transparenz und ermöglicht es, Echtzeitdaten zum Projektfortschritt und zur Analyse der Outplacement-Leistungen zur Steuerung ihrer Projekte zu nutzen.

Unseren Klienten bieten wir Zugriff auf Randstad RiseSmart Spotlight ™: Unsere Plattform steht rund um die Uhr zur Verfügung und ermöglicht es unseren Klienten zeit- und ortsunabhängig an ihrer beruflichen Neuorientierung zu arbeiten. Die Plattform beinhaltet unter anderem Beratungsunterlagen, aktuelle Arbeitsmarktinformationen, Stellenangebote, Online-Assessments, Webcasts, Webinare und Networking-Möglichkeiten. Bei uns wird jeder Klient individuell und effizient bei der beruflichen Neuorientierung unterstützt. Deshalb wird jeder Klient von drei Experten begleitet, unserem Team of Three: ein persönlicher Karriere-Coach steuert den Beratungsprozess und ist Ansprech- und Sparringspartner für alle Fragestellungen zur beruflichen Neuorientierung. Der CV-Writer ist Experte für Social-Media-Profile und erstellt bzw. aktualisiert die Bewerbungsunterlagen des Klienten. Der Job-Concierge recherchiert Zielunternehmen und handverlesene Vakanzen und sorgt dafür, dass unsere Klienten die Möglichkeit haben, von Recruitern aktiv gefunden zu werden.  

Fazit

Outplacement-Projekte können unterschiedlich gestaltet sein: wenn die Rahmenbedingungen stimmen, ist eine Förderung möglich. Outplacement kann im Rahmen eines Freiwilligenprogrammes oder nach einer Kündigung angeboten werden. Es kann einzelnen Mitarbeitern oder im Zuge von komplexen Veränderungsprozessen auf Seiten der Unternehmen auch ganzen Abteilungen oder Standorten offeriert werden.

In jedem Fall profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von Outplacement-Maßnahmen: Arbeitnehmer werden bei der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und allen damit verbundenen Bewerbungsaktivitäten unterstützt und Arbeitgeber profitieren von einer Stärkung ihrer Arbeitgebermarke, von wertschätzenden und konfliktfreien Trennungsprozessen und von einer Unterstützung der Führungskräfte, die den Personalabbau kommunizieren.

Haben Sie Fragen zu unserer Outplacement-Beratung? Oder interessieren Sie sich für eine Live-Demonstration unserer Plattformlösungen? Dann sprechen Sie uns gerne an.