outplacement - en viktig del av avgångserbjudandet.

March 19, 2023

Krig, inflation, bankkrascher, ökade räntor och rusande energipriser driver den globala ekonomin mot sämre tider, och så även arbetsmarknaden. I februari 2023 ökade antalet varsel kraftigt i Sverige, något som sannolikt kommer att hålla i sig då uppsägningar kommer att bli oundvikligt för många företags överlevnad under det kommande året.

Oavsett om ert företag säger upp två eller hundratals medarbetare är det oerhört viktigt att säkerställa en så bra upplevelse som möjligt för dessa personer. Deras upplevelse har nämligen en stor inverkan på företagets varumärke. Och det är inte bara de som sägs upp som berörs av situationen. Eftersom ingen kan förutspå djupet av lågkonjunkturen, eller när det kommer att vända uppåt igen, måste er verksamhet vara medveten om att agerandet idag kommer att påverka hur omvärlden ser på organisationen även när ekonomin återhämtar sig och fler behöver rekryteras till verksamheten.

För att nå affärsmålen framöver behöver ni agera på ett sätt som tar hänsyn till både de som är uppsagda och dem som ska jobba kvar. Det ligger i allas intresse att göra processen så professionell och respektfull som möjligt för alla inblandade. Ansträngningen bekräftas i konsekventa och ärliga budskap anpassat efter olika målgrupper.

att bli uppsagd

Att bli uppsagd är för många en omvälvande och ibland krisutlösande händelse som för en tid ofrånkomligen påverkar personens liv i hög utsträckning. Vårt svenska trygghetssystem täcker relativt väl upp för förlorad inkomst, men ofta underskattas vikten av meningsfullhet och syfte som människor får genom arbetet. Hur starkt sammanknuten individens identitet är med arbetet hänger ofta ihop med hur länge personen varit anställd.

En ytterligare komplikation av att bli uppsagd i ett sämre ekonomiskt läge, är att det inte är lika lätt att hitta nya möjligheter. Med undantag för branscher med stark kompetensbrist tar det dessutom generellt sett längre tid för tjänstemän med specifik kompetens, äldre och chefer att hitta en ny jobbmöjlighet. Möjliga tjänster är totalt sett färre och rekryteringsprocesserna är längre. Står din verksamhet inför ett läge där ni behöver säga upp medarbetare är det därför en god idé att analysera vilka utmaningar berörda personer kan tänkas komma att stå inför. På så sätt kan ni hjälpa dem genom att ta fram riktade erbjudanden och förslag.

outplacement skyddar företagets rykte och employer brand

Under en lågkonjunktur bör de arbetsgivare som har möjlighet ta ett extra ansvar vid personalneddragningar. Förutom att behandla medarbetare med respekt och värdighet under uppsägningen bör ni som arbetsgivare säkerställa en positiv exit med ett väldesignat avgångspaket.

Men hur minskar erbjudandet av outplacement den negativa effekten som ett varsel kan ha på företagets varumärke och rykte? Framför allt handlar det om att de som blivit uppsagda sannolikt kommer att ta sig till sitt nästa jobb snabbare och mer friktionsfritt. I USA har man sett att cirka 38 % av de som blir uppsagda lämnar negativ feedback på företagsvärderingssajter som exempelvis Glassdoor. Negativa recensioner om en arbetsgivare kan skapa skepticism vid framtida rekryteringar och påverka möjligheten att attrahera nya kandidater.

En annan studie av samma bolag visar samtidigt att 70 % av de arbetssökande har en bättre uppfattning av sin tidigare arbetsgivare efter att ha blivit erbjudna outplacement. De upplever då att företaget ansträngt sig och gjort sitt bästa för att hjälpa till i situationen. Förutom stöd i sökandet efter nytt jobb lyfts karriärcoachning, intervjuövningar, nätverkande samt coaching som bidragande faktorer till framåtfokus istället för att fastna i det som hänt. Sannolikheten är också större att de uppsagda medarbetarna uttrycker sig positivt eller förblir neutrala när det gäller uppfattningen om företaget.

Det är alltså viktigt att stödet uppfattas som ett erbjudande från arbetsgivaren för att ha den positiva effekten. I flera rapporter som Randstad RiseSmart tagit fram det senaste året kan vi se att erbjudanden från arbetsgivaren som upplevs värdefulla har en positiv inverkan på hur medarbetare bedömer denne, oavsett om de utnyttjar det de erbjudits eller ej.

statlig finansiering av omställningsstöd i Sverige

Många branscher har kollektivavtal så kallat omställningsstöd som gör att medarbetare som sägs upp på grund av arbetsbrist eller hälsoskäl får hjälp genom en försäkringsfinansierad lösning, till exempel via olika trygghetsfonder. Det inkluderar ofta en mix av coachning, hjälp med CV och praktisk träning i jobbsökning, men för vissa branscher består det enbart av ekonomiskt stöd. Sedan oktober 2022 finns dessutom en statlig finansiering som den uppsagde tar del av via branschernas omställningsorganisationer, alternativt via en nystartad statlig omställningsorganisation för dem som sägs upp från arbetsplatser utan kollektivavtal.

Ofta benämns det kollektivavtalade stödet “omställningsstöd” medan det kallas “outplacement” när arbetsgivaren själv finansierar program för uppsagda medarbetare att söka nytt jobb. Att informera om det omställningsstöd som era medarbetare har rätt till utesluter inte att ni tar ett extra ansvar som arbetsgivare och adderar outplacement till era avgångspaket. Men tänk på att utforma budskapet så det blir tydligt vad respektive stöd innebär, vem som står bakom erbjudandet och när och hur det kan utnyttjas. Randstad RiseSmart kan ge råd kring vad som gäller för ert område och ta fram kompletterande anpassade upplägg så att ni kan erbjuda ett kvalitativt och heltäckande paket till de som måste lämna er verksamhet.

respektfullt agerande och genomtänkta budskap dämpar negativa effekter

Att säga upp medarbetare är sällan en enkel uppgift. Vi möter ofta ledningsgrupper som tycker att det är svårt att förmedla den här typen av nyheter till personalen på ett bra sätt. Neddragningar bör aldrig komma som en fullständig överraskning för medarbetarna. En kontinuerlig kommunikation med medarbetarna om företagets verksamhet och mående bidrar till att de kan följa utvecklingen och har lättare att förstå de bakomliggande orsakerna till uppsägningarna och att acceptera resultatet. Och för att skapa trygghet hos de medarbetare som ska vara kvar i företaget, är vår rekommendation att vara transparenta gentemot hela personalstyrkan kring de ansträngningar som görs för att hantera förändringen på ett bra sätt och vilka stödpaket som erbjuds de uppsagda. I den mån det är möjligt, kommunicera de ekonomiska utmaningar som företaget står inför och var tydlig kring företagets framtid.

Att förbättra processen för neddragningar och till exempel ge förhandsbesked om uppsägning, erbjuda arbetsbefrielse till förmån för jobbsökning och löfte om att släppa de som hittar nytt jobb tidigare samt skapa ett tydligt och enhetligt budskap kring orsakerna till neddragningen ökar också tryggheten. Tidiga besked och flexibilitet runt arbetet under uppsägningstiden gör det möjligt för uppsagda medarbetare att starta sitt outplacementprogram tidigare och att söka jobb på ett tidigt plan, och på så sätt helt kunna undvika att hamna i öppen arbetslöshet. Det är trots allt lättare att få ett nytt jobb när du fortfarande är anställd.

bevara företagskulturen med stöd till dem som jobbar kvar

På en konkurrensutsatt marknad är det av största vikt för arbetsgivare att upprätthålla en bra företagskultur för att attrahera och behålla värdefull kompetens. Även en liten förändring i er verksamhet, där ett fåtal personer blir uppsagda, kan leda till en ökad personalomsättning på grund av sänkt arbetsmoral och förlorad trygghetskänsla. Studier visar att 74 % av de kvarvarande medarbetarna uppvisar minskad produktivitet efter en neddragning, och att 61 % får minskad tilltro till företagets framtidsutsikter.

Att tillhandahålla stöd till de uppsagda medarbetarna för att de snabbare ska hitta nytt jobb lindrar oron bland de som blir kvar inom företaget och det bygger lojalitet. Medarbetarna blir mindre benägna att söka sig grönare betesmarker om de ser att deras tidigare kollegor behandlas väl. Dessutom kommer de snabbare att återuppta sin normala rutin när de hör att deras tidigare kollegor hittat nya roller.

Att erbjuda kvarvarande medarbetare individuell coaching och teamförstärkande workshops för att ytterligare förstärka och påskynda etablerandet av arbetsrelationer och informella roller i det nya sammanhanget är ett bra sätt att öka motivationen och höja engagemanget.

förbered er i god tid

Med hänsyn till marknadens cykler bör företag rusta sig för förändringar i god tid för att inte riskera att bli tagen på sängen när en lågkonjunktur eller annan kris slår till. Flexibilitet, planering och struktur krävs för att kunna anpassa personalstyrkan under både lågkonjunktur och expansion.

Det är inte ovanligt att HR blir involverade i företagets planer om neddragning lite väl sent för att hinna ta fram en genomtänkt plan. När beslutet redan har fattats är det en utmaning att utforma avgångspaket, budskap och kommunikationsplan på ett bra sätt. Det finns ofta också behov av att utbilda och stötta chefer i att kunna utföra bra och professionella uppsägningssamtal.

Att upphandla en outplacementleverantör bör alltså göras innan en neddragning är aktuell, så att fokus i krisläget istället kan läggas på planering, professionellt utförande och att vara tillgänglig för medarbetarna.

Konkreta tips på tidiga förberedelser:

Upphandla och skriv ramavtal med en leverantör av outplacement
Ta fram och implementera en rutin för situationer då ni behöver göra en neddragning
Utbilda era chefer löpande i att hantera svåra samtal

randstad RiseSmart är en strategisk affärspartner i förändring

Oavsett vilken utmaning er verksamhet står inför kopplat till förändringar i personalstyrkan kan vi på Randstad RiseSmart hjälpa er. Med våra lösningar kan ni skydda ert varumärke, främja engagerade medarbetare och team, och bidra till att medarbetare som fått lämna snabbare finner en ny lösning.

Vi är väletablerade på den svenska marknaden där vi har haft en framgångsrik verksamhet i över 30 år, och vi finns representerade över hela världen. Nyligen utsågs vi av The Everest Group, för andra året i rad, till global ledare inom området outplacement och karriäromställning. Vilket känns som ett fint bevis på att de tjänster och lösningar vi erbjuder ger bra slutresultat för både kund och medarbetare.