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Wenn Unternehmen sich von Mitarbeitern trennen oder Arbeitnehmer sich entscheiden, ihren Arbeitgeber zu verlassen – eines ist dabei immer Pflicht: eine wirksame Kündigung. Doch was gilt es zu beachten? 

Dieser Beitrag gibt Antworten auf diese Fragen:

• Was ist unter der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses zu verstehen?
• Welche formellen Voraussetzungen müssen Kündigungen erfüllen?
• Was ist bei Kündigungsfristen zu beachten?
• Welche Schritte sind nach Ausspruch der Kündigung erforderlich?

Definition: Kündigung eines Arbeitsverhältnisses

Im deutschen Arbeitsrecht ist unter einer Kündigung eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung zu verstehen, durch die ein Arbeitsverhältnis nach dem Willen des Kündigenden für die Zukunft, sofort oder nach Ablauf einer Kündigungsfrist, unmittelbar beendet werden soll.

Welche formellen Voraussetzungen müssen Kündigungen erfüllen?

Die Kündigung ist im deutschen Arbeitsrecht an besondere formelle Voraussetzungen gebunden und im Übrigen durch verschiedenen Arbeitsgesetze eingeschränkt. Zu beachten ist:

Die Kündigung muss schriftlich und unterzeichnet erfolgen

Die Kündigung eines Arbeitsvertrages muss schriftlich erfolgen, um wirksam zu sein (§ 623 BGB i.V.m. § 126 BGB). Das bedeutet: Die Kündigung muss handschriftlich vom Kündigenden bzw. einem gesetzlichen oder bevollmächtigten Vertreter (bei der GmbH z. B. der Geschäftsführer) unterschrieben sein.

Eine bloße Paraphe, also ein Unterschriftenkürzel, reicht für die Wirksamkeit einer Kündigung nicht aus. Auch wenn der Kündigende nicht selbst oder durch einen Vertreter unterschreibt, ist die Kündigung formunwirksam. Dies gilt etwa dann, wenn statt des Vertreters ein bloßer Bote oder ein nicht bevollmächtigter Vertreter unterschreibt. Die „im Auftrag (i.A.)“ unterschriebene Kündigung ist daher regelmäßig unwirksam. 

Achtung: Auch die Kündigung durch einen Arbeitnehmer bedarf der Schriftform. Wird die Kündigung durch einen Bevollmächtigten erklärt, ist sie unwirksam, falls die Vertretungsbefugnis nicht gleichzeitig mit einer Original-Vollmacht nachgewiesen wird und der Gekündigte die Kündigung aus diesem Grund unverzüglich zurückweist.
Das gilt aber nicht, wenn der Vollmachtgeber den Gekündigten von der Bevollmächtigung in Kenntnis setzt (§ 174 BGB).

Der Hinweis auf die Meldepflicht bei der Agentur für Arbeit ist optional

Idealerweise wird der zu kündigende Arbeitnehmer im Kündigungsschreiben darauf hingewiesen, dass er sich spätestens drei Monate vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses, oder, wenn zwischen der Kenntnis des Beendigungszeitpunktes und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weniger als drei Monate liegen, innerhalb von drei Tagen nach Erhalt der Kündigung und Kenntnis des Beendigungszeitpunkts persönlich bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend melden muss und eigene Aktivitäten bei der Suche nach einer Arbeitsstelle erforderlich sind (§ 2 i.V.m. § 38 SGB III). Doch dieser Hinweis ist optional und nicht verpflichtend.

Den Kündigungsgrund anzugeben, ist keine Pflicht

Die Angabe eines Kündigungsgrundes im Kündigungsschreiben ist in aller Regel entbehrlich. Dies gilt aber nicht für die Kündigung gegenüber einer Schwangeren (§ 9 MuSchG) oder die Kündigung eines Berufsausbildungsverhältnisses nach Ablauf der Probezeit (§ 22 BBiG).

Die Wirksamkeit einer Kündigung beurteilt sich ausschließlich nach den Verhältnissen zum Zeitpunkt des Zugangs der Erklärung beim Gekündigten. Auf einen nachträglichen Wegfall des Kündigungsgrundes kommt es nicht an. Umgekehrt können Kündigungsgründe, die erst nach Wirksamwerden der Kündigungserklärung entstanden sind, die bereits erklärte Kündigung nicht nachträglich rechtfertigen.

Was ist bei Kündigungsfristen zu beachten?

Ein Arbeitnehmer kann jederzeit ohne Angabe von Gründen sein Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der Kündigungsfristen kündigen. Wenn nicht durch Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag etwas anderes geregelt ist, gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen des § 622 BGB. 

Gesetzliche Kündigungsfristen

• Für Arbeitnehmer gilt: Die Kündigungsfrist beträgt – ohne gesonderte vertragliche Regelung – vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende (§ 622 Abs. 1 BGB). Während einer vereinbarten Probezeit beträgt sie zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB).
• Für den Arbeitgeber gelten: Die Kündigungsfristen richten sich für Arbeitgeber nach § 622 Abs.2 BGB. Sie verlängern sich je nach Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers gestaffelt. Beispiel: Sie können bis zu 7 Monate nach einer 20-jährigen Betriebszugehörigkeit betragen.

Längere Kündigungsfristen in Tarif- oder Arbeitsverträgen möglich

Nicht nur in Arbeitsverträgen, sondern auch in Tarifverträgen werden oft längere Kündigungsfristen, je nach Betriebszugehörigkeit, vereinbart, z. B. im öffentlichen Dienst in § 34 TVöD. Dort beträgt die Kündigungsfrist maximal sechs Monate zum Schluss eines Quartals bei mehr als zwölf-jähriger Beschäftigungsdauer.

Fristlose Kündigungen erfordern wichtigen Grund

Ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist ist die sogenannte fristlose Kündigung gemäß § 626 BGB für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nur zulässig bei Vorliegen eines wichtigen Grundes, von dem der Kündigende nicht länger als zwei Wochen vorher Kenntnis erlangt hat.

Das ist nach Ausspruch der Kündigung zu tun

Mit der Erklärung der Kündigung ist der Kündigungsprozess noch nicht abgeschlossen. So gilt es die folgenden Punkte zu beachten:

• Nach Ausspruch der Kündigung ist der Arbeitgeber verpflichtet, den gekündigten Arbeitnehmer zur Meldung bei der Agentur für Arbeit unter Fortzahlung der Vergütung freizustellen (§ 2 SGB III i.V.m. § 616 BGB).
• Häufig versucht der Arbeitgeber, den kündigenden Arbeitnehmer vor Ablauf der Kündigungsfrist gegen Fortzahlung des Gehaltes freizustellen und von der Arbeitsstätte auszuschließen.
• Aber: Mit einer solchen einseitigen Freistellung greift der Arbeitgeber jedoch in den Beschäftigungsanspruch des Arbeitnehmers ein. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) lässt eine einseitige Freistellung deshalb nur dann zu, wenn überwiegende und schutzwürdige Interessen des Arbeitgebers einer Weiterbeschäftigung entgegenstehen. Ein derart schutzwürdiges Interesse kann z. B. die Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sein, wenn der Arbeitnehmer zum Wettbewerber wechselt.
• Eine Kündigungsbestätigung durch den Arbeitgeber ist in keinem Fall erforderlich, wohl aber der Nachweis des Zugangs der Kündigungserklärung, z.B. durch Empfangsbestätigung oder Einschreibebrief. 
• Der Arbeitgeber ist nach dem Ausspruch einer Kündigung und nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Urlaubsbescheinigung und die Lohnsteuerkarte bzw. einen Ausdruck des elektronischen Lohnsteuernachweises auszuhändigen. Gegebenenfalls ist auch eine Bescheinigung auszuhändigen, dass das Gehalt in den letzten drei Jahren vor dem Ausscheiden über der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung lag.
• Ferner ist der Arbeitgeber verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf Verlangen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit Führungs- und Leistungsbeurteilung, datiert auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses zu erstellen.