5 best practices voor een geslaagde onboarding

Nieuwe medewerkers zijn het productiefst tijdens de eerste zes maanden. Grijp deze wittebroodsweken aan om het talent aan je bedrijf te binden. Dat doe je met een uitgekiend onboardingplan en begeleiding. Nu werknemers snel van baan wisselen en het moeilijker wordt om talent te vinden, is zo’n plan een must om je retentie te garanderen. Hoe begin je eraan? We geven je 5 best practices mee.

Een goede onboardingstrategie is cruciaal in de ‘war for talent’. Zeker op de krappe arbeidsmarkt van vandaag. Bij een sterke integratie boost je bovendien de productiviteit van je nieuwe medewerker.
 

Wat houdt zo’n onboardingplan in? En hoe zorg je ervoor dat het plan goed werkt? Wij geven je 5 best practices om mee aan de slag te gaan.
 

1. help je medewerkers duurzame werkrelaties op te bouwen

De mens is een sociaal dier. Die heeft nood aan connectie en voelt zich graag betrokken. Ook op het werk. Volgens de Harvard Business review is het gemis aan duurzame relaties op het werk, één van de voornaamste redenen waarom een nieuwe medewerker al vlug uitkijkt naar een andere job. Hoe creëer je een omgeving waar je nieuwe collega zich thuis voelt, waar hij zijn talenten kan ontwikkelen en de beste versie van zichzelf kan zijn?

Een lunch, live of virtueel, een teambuilding of een introductieronde zijn een goede start. Zoek ook een geschikte buddy, peter of meter die je nieuwe medewerkers onder de vleugels neemt. 

Google stippelde zo een heuse ‘Buddy Hire Program’ uit voor de Nooglers, het koosnaampje voor de groentjes. Het programma geeft richting aan de ‘buddy’s' om nieuwkomers met succes in te werken in de organisatiecultuur. 

Randstad RiseSmart kan je helpen zo’n programma op te starten. We coachen de peters, meters of buddy’s in je bedrijf om nieuw talent met succes in te werken in je organisatiestructuur.

Neem je tegelijk een aantal medewerkers aan? Breng hen dan samen in een praatgroep, live of virtueel. Daar delen ze hun ervaringen, good practices, onverwachte hindernissen en tips met elkaar. En leggen ze ineens de basis voor duurzame werkrelaties.
 

2. maak een communicatieplan rond onboarding

Connectiemomenten zijn belangrijk. Daarom is een communicatieplan aan te raden. In dat plan leg je de overlegmomenten vast van het nieuwe teamlid met zijn of haar leidinggevende. Dit is een goed ritme: na twee weken, 30 dagen, 45 dagen en 60 dagen vanaf de eerste werkdag. Vraag de leidinggevende om af en toe ook informeel samen te zitten met de nieuwe medewerker.

Google gaat nog een stapje verder. De ‘Nooglers’ volgen tijdens hun eerste twee weken intensieve begeleiding. Die dompelt hen onder in Google’s organisatiestructuur, werktools en best practices. Nadien volgen er gesprekken met de leidinggevenden over hun ervaring en visie. Het resultaat? Een beter en sneller inzicht in de gedeelde waarden.
 

3. betrek de leidinggevenden in de onboarding

De leidinggevende van de nieuwe medewerker is een spilfiguur in de succesvolle onboarding. Een Amerikaans studie volgde 409 universitairen gedurende de eerste twee jaar van hun professionele carrière. Wat bleek? De mate van ondersteuning die ze kregen van hun leidinggevende had een rechtstreeks effect op hun werktevredenheid en hun succes op de langere termijn. 

Hoe kan je de leidinggevende sterker betrekken bij de onboarding? Enkele tips:

• laat hen meteen overlegmomenten vastleggen met de nieuwkomer.
• vraag hen om voldoende tijd te nemen om te praten over hun visie en de kansen in de organisatie.
• moedig hen aan om hun waardering te tonen. Dat bevordert de relatie met de nieuwkomer.
• vraag hen om feedback te geven en voorzie de nodige (digitale) tools hiervoor.
• help je leidinggevenden persoonlijk leiderschap bij nieuwkomers te stimuleren: de nieuwkomers zijn als medewerker in eerste instantie verantwoordelijk voor hun werkgeluk en bijdrage aan de resultaten.
   

4. vraag feedback en input aan je nieuwe medewerkers

Wil je het succes van je onboardingplan en de inzet van je leidinggevenden nagaan? Zonder objectieve gegevens en feedback tast je in het duister.

De ervaringen van een nieuwe medewerker geven die inzichten. Vraag ernaar, bijvoorbeeld na één, zes en twaalf maanden vanaf de eerste werkdag. En stimuleer een inclusieve bedrijfscultuur waarin je openstaat voor de feedback van je medewerkers. De antwoorden helpen je na te gaan wat er werkt en wat je best bijstuurt.

Verken ook de hele context:

• Gebruik externe benchmarks. Probeer cijfers te vinden over de tevredenheid en retentie van medewerkers uit je sector. En vergelijk ze met je eigen data.
• Vraag de nieuwkomers waarom ze hun vorige job verlieten. Zo krijg je inzicht in hun triggers voor stress en ontevredenheid. 
• Vraag hen ook waarom ze voor jouw organisatie kozen en welke waarden en drijfveren voor hen belangrijk zijn.
   

5. maak een pre-onboardingtool voor je nieuwkomers

Stel op voorhand een online tool op of maak een rubriek op je intranet waarin je guidelines en info over je bedrijf verzamelt. Stuur de nieuwkomers de tool op nog voor ze aan het werk gaan. Dat is een doeltreffende manier om de ‘first day’-stress weg te nemen en de retentie te verhogen. Bij IBM bijvoorbeeld, kunnen toekomstige medewerkers online training en opleiding volgen. De medewerkers die erop ingaan, zijn 80% minder geneigd om binnen het jaar een andere job te zoeken.

Maak in de tool ook een link naar je interne bedrijfswebsite, als je die hebt. Daar vinden ze alles om inzicht te krijgen in de processen en de bedrijfscultuur:

• de regels en werkwijze
• de digitale tools voor communicatie en taakopvolging
• de missie, visie en waarden van je bedrijf
• handige tips en tricks 

Een goed uitgekiende onboarding en begeleiding hebben een enorme impact op de productiviteit, werktevredenheid en retentie van je nieuwe medewerkers. Een korte introductie volstaat niet meer. Zeker niet in de krappe arbeidsmarkt van vandaag. Wil je talent echt aan jouw bedrijf binden, maak dan werk van je onboardingplan en een begeleiding in de nieuwe job. 

Heb je hierbij hulp nodig? Contacteer de experten van Randstad RiseSmart. Zij zetten hun expertise en ervaring graag in om er voor jouw onderneming werk van te maken.