RPO-serie #4: 5 tips voor een effectieve samenwerking met uw RPO-aanbieder.

August 15, 2018

consistent verbeteren

Organisaties die recruitment process outsourcing (RPO) overwegen, zien de potentiële waarde voor hun organisatie: volledig maatwerk in het vinden en beheren van talent. Interne resources van de organisatie werken samen met de RPO-aanbieder, met een gestroomlijnd, efficiënt en kosteneffectief proces als resultaat, wat hoogwaardig talent voor de organisatie garandeert. Dit is essentieel in een tijd waarin de concurrentie om topkandidaten zich verdiept en talentschaarste op zijn hoogst is.

De contractondertekening is slechts het begin om maximale waarde uit een RPO te halen. Omdat de RPO aanbieder veranderende markttrends op het gebied van talent in de gaten houdt en voorop loopt in technologische innovatie binnen Recruiting en HR, kan de werkgever het programma steeds naar wens aanpassen. Het is belangrijk dat aanbieder en opdrachtgever op één lijn zitten en blijven communiceren om de strategie aan veranderende zakelijke behoeften en doelstellingen aan te passen.

Of u nu op zoek bent naar een nieuw RPO-programma of uw bestaande wilt verbeteren, u kunt als organisatie verschillende stappen nemen om effectiever met uw RPO-aanbieder samen te werken en het programma tot een succes te maken.

duidelijke doelstellingen

Een van de meest essentiële stappen voor een succesvolle klant-leverancier relatie is het opstellen van doelstellingen en verwachtingen voor het RPO-programma. Beide partijen moeten de verbeterpunten in de talentacquisitiestrategie in kaart brengen en vastleggen hoe de RPO aanbieder deze kan oppakken. Aan de hand daarvan en als kader voor het bereiken van de onderling overeengekomen doelstellingen van het programma, kunnen de twee partijen service level agreements (SLA's) opstellen. Bijvoorbeeld het aantal ingevulde aanvragen en de doorlooptijd van vacatures. RPO-programma's worden volledig ontworpen rond vacature-aantallen, dus een realistische inschatting van de talentbehoefte van de organisatie is belangrijk. Daarnaast is het voor de RPO-opdrachtgever belangrijk om zijn rol in het programma te begrijpen en de juiste stakeholders bij de implementatie te betrekken, zodat de SLA's nauwkeurig op de behoeften van de organisatie worden afgestemd.

creëren van draagvlak, verandermanagement

Zoals bij elke grote organisatorische procesverandering kan het implementeren van een RPO-programma binnen de organisatie op verzet stuiten en de effectiviteit van het programma hinderen. Het is daarom cruciaal alle interne stakeholders bij het programma te betrekken en hun steun te krijgen, zodat ook deze medewerkers een sterke relatie met de RPO aanbieder opbouwen. Dit kan door de positieve gevolgen van RPO op de organisatie te benadrukken, de input van stakeholders te vragen en problemen al in een vroeg stadium aan te pakken. Een sterk communicatie- en verandermanagementplan in de implementatiefase zorgt verder voor draagvlak en effectiviteit van het programma. Het kan helpen de tijd te nemen om de verandering door te voeren, te communiceren wat RPO betekent voor de organisatie en gebruikers te trainen op de voor hen beschikbare diensten.

constante communicatie met de aanbieder

Sleutel tot een succesvol RPO-programma is een open dialoog met de aanbieder. Als beide teams vrij kunnen communiceren over de projectstatus en potentiële probleemgebieden, kunnen eventuele problemen eenvoudig worden opgepakt, voordat ze gevolgen hebben voor de werving en het succes van het programma. Constante communicatie kan worden verzekerd door vast te houden aan specifieke implementatiefasen, zoals planning, ontdekking, ontwerp, installatie en transitie, en operationele overdracht. Deze aanpak helpt de organisatie en de RPO-partner om hun teams vertrouwen te geven en nauwe werkrelaties te onderhouden tijdens de levenscyclus van een project.

KPI’s en governance

Het creëren van een verantwoordelijkheidscultuur garandeert een optimale RPO-strategie. Key performance indicators (KPI’s), bijvoorbeeld op het gebied van interview - aanbieding ratio, aantal geaccepteerde aanbiedingen en de doorlooptijd van een vacature, geven inzicht in het succes van het programma en laten zien waar actie nodig is. Een formele governance-structuur, die bestaat uit een speciaal toegewezen RPO-manager aan de kant van de aanbieder en een team van interne leiders, zorgt ervoor dat uitdagingen en veranderende behoeften snel worden opgepakt. Het governance-model moet ook duidelijk de rol van alle betrokkenen vastleggen, rapportagelijnen specifiëren, besluitvormers identificeren en een escalatiemechanisme vaststellen zodat toezichtprocessen en maatregelen helder zijn.

feedbackmechanismen implementeren

Zodra een RPO-programma operationeel is, wordt stabiliteit een prioriteit. Dit kan door te blijven investeren in creëren en behouden van draagvlak. Het is cruciaal om een communicatiestrategie op te zetten die alle partijen op de hoogte houdt en bij het programma betrekt. Net zo belangrijk is de voortdurende feedback van de stakeholders, zowel intern als extern. Daarnaast kan de organisatie de resultaten die het succes van het programma weergeven, zoals kostenbesparingen, kortere cycli, tevredenheid van de hiring manager en andere statistieken, op verschillende manieren verzamelen en analyseren. Op basis van de ontvangen feedback en de eerste resultaten kunnen werkgever en dienstverlener samenwerken om achterlopende punten te verbeteren en te kijken naar mogelijkheden voor verdere innovatie. Omdat organisatiedoelen en marktomstandigheden vaak veranderen, helpt constante communicatie om het programma waar nodig aan te passen.

RPO-succes behalen

RPO-succes behalen Een sterk partnerschap tussen werkgever en RPO-aanbieder is essentieel om maximale voordelen uit het programma te halen; van samenwerken aan een verandermanagement strategie tot constante, open communicatie over de beste manier om doelstellingen te bereiken. Deze tips helpen uw organisatie de basis met uw RPO-partner te versterken. Dit zorgt niet alleen voor continue en meetbare resultaten in de werving, maar helpt ook om de talentstrategie aan de grotere organisatorische doelstellingen aan te passen.