RPO-serie #3: teamsamenstelling voor een succesvolle RPO-implementatie.

Vernieuwen met behulp van RPO

Organisaties die overgaan tot Recruitment Process Outsourcing (RPO) zetten een eerste stap richting een doeltreffende en kosteneffectieve oplossing voor het groeiende probleem van talentschaarste. Met de RPO-aanbieder als verlengstuk van het team dat verantwoordelijk is voor werving, kan het programma bestaande problemen in het recruitmentproces oplossen en uitdagingen aanpakken met betrekking tot de gebruikte technologie. Het inzetten van een RPO programma is een ingrijpende verandering binnen een organisatie. Het vereist daarom constante, transparante communicatie en adequaat verandermanagement, ondersteund door een team van interne resources die graag nauw met de RPO-aanbieder willen samenwerken, zowel vóór, tijdens als na de implementatie.

Hoewel de RPO-aanbieder verantwoordelijk is voor de implementatie, is het selecteren van de juiste medewerkers vanuit de organisatie van fundamenteel belang om het project op schema te houden. Nadat het team is geïdentificeerd, is het cruciaal om vanaf het begin individuele verantwoordelijkheden te beschrijven, zodat elke medewerker weet voor welke taken hij verantwoordelijk is. Daarnaast is het evenzo belangrijk dat iedereen weet binnen hoeveel tijd de taken moeten zijn uitgevoerd, zodat hun capaciteit hierop kan worden afgestemd.

Belangrijkste leden van het RPO-implementatieteam

Welke medewerkers uit uw organisatie zouden met de RPO-aanbieder moeten samenwerken om de implementatie te laten slagen? t Voor het slagen van het traject is het belangrijk om alle belanghebbenden bij het proces te betrekken, niet alleen de medewerkers die met het werven van talent zijn belast. Naast HR-managers en procurement, zouden bij de RPO-implementatie ook leden van het hoger management, lijnmanagers, inhurende managers, en de afdelingen marketing, financiën, IT en juridische zaken betrokken moeten zijn.

Executive sponsor

Zoals bij elk belangrijk initiatief vereist de implementatie van een RPO dat een lid van het hoger management toezicht houdt op en sturing biedt aan het gehele programma en ervoor zorgt dat het programma in lijn is met de bedrijfsstrategie. Hoewel de directie zich niet met de dagelijkse aspecten van de implementatie bezighoudt, speelt de executive sponsor een leidende rol en is beschikbaar wanneer nodig om succes te garanderen. Vaak is deze hoofdsponsor de HR-directeur of een ander lid van het hoger management.

Projectsponsor

Op het onderliggende niveau vereist de RPO-implementatie een projectsponsor, vaak de persoon die verantwoordelijk is voor talentwerving binnen de organisatie. Deze persoon besteedt waarschijnlijk gemiddeld twee uur per week aan de implementatie en geeft sturing aan de beleidsontwikkeling en aan training en communicatie voor de rest van het implementatieteam.

Projectbetrokkenen

Projectbetrokkenen kunnen zowel medewerkers uit de eigen organisatie als van de RPO-aanbieder zijn. Zij spelen een belangrijke rol in de procesontwikkeling van het programma. Afhankelijk van hetgeen is afgestemd in het implementatieplan besteden zij zoveel tijd als nodig aan de implementatie. Projectbetrokkenen zijn tijdens het programma tevens verantwoordelijk voor gegevensverzameling en -validatie, en helpen bij training en communicatie.

Projectmanager

De inzet van de projectmanager is groot, gemiddeld minimaal één tot twee dagen per week. Hij fungeert als kernlid van het implementatieteam. Deprojectmanagerj leidt de implementatieactiviteiten, stuurt alle betrokkenen aan en ziet erop toe dat tijdlijnen en mijlpalen worden behaald. De projectmanager zal ook betrokken worden bij alle vergaderingen van subteams om ervoor te zorgen dat de teams op schema liggen en de uitvoering soepel verloopt. De medewerker die voor deze rol wordt geselecteerd, kent de algehele doelstellingen van de organisatie en heeft tevens een grondige kennis van de belangrijkste drijfveren van het RPO-project en wat de organisatie hoopt te bereiken. Een sterke projectmanager is ook iemand die invloed kan uitoefenen binnen de organisatie, dus inzicht heeft in lopende zaken en beschikbare middelen, en daar naar kan handelen.

Human resources

Het HR-team draagt bij aan de tactische aspecten van de RPO-implementatie, vooral rond de beleidsontwikkeling, procesontwikkeling en gegevensverzameling en -verificatie. Aangezien HR-medewerkers het meest nauw betrokken zijn bij de samenwerking met de RPO-aanbieder, zijn zij verantwoordelijk voor het (samen) ontwikkelen van effectieve trainingen voor en communicatie met de rest van het team. Afhankelijk van gemaakte afspraken in het implementatieplan bedraagt de betrokkenheid van HR ongeveer vijf uur per week.

Juridische afdeling

De juridisch afdeling speelt een belangrijke rol tijdens de contractonderhandelingen, hetgeen gedurende de kritieke fase van het project ongeveer drie dagen per week in beslag neemt. Hun expertise wordt ingezet voor contract- en beleidsontwikkeling.

Financiële afdeling / crediteurenadministratie

Waar nodig in het implementatieplan worden specialisten van de financiële afdeling en de crediteurenadministratie gevraagd hun bijdrage te leveren. Hun taken richten zich op de controle van de financiën en het testen van systemen.

Informatiesystemen

De teams die verantwoordelijk zijn voor de informatiesystemen verzorgen de technische aspecten van de RPO-implementatie. Zij besteden ongeveer 5 uur per week aan zaken als systeem interfaces en systeemtesten, gegevensverzameling en -validatie, en IT- en gegevensbeveiliging.

Procurement

Het procurement team spendeert eveneens ongeveer vijf uur per week aan het project. Zij zijn waarschijnlijk betrokken op gebieden als contract ontwikkeling, het selecteren van en communiceren met aanbieders, en gegevensverzameling en -validatie

Communicatie / marketing

Het communicatie- of marketing team speelt een fundamentele rol in de communicatie met alle betrokkenen over de implementatie van de RPO, de voordelen ervan en de vereisten. Ze helpen daarnaast bij de ontwikkeling van trainingen die ervoor zorgen dat het RPO-programma optimaal kan worden gebruikt. Hun bijdrage bedraagt ongeveer 5 uur per week.

Teaminspanning

Naast deze belangrijke spelers hangt het uiteindelijke succes van het RPO-programma af van het bredere team van 'change agents', in de organisatie. De medewerkers die helpen bij het doorvoeren van de nieuwe initiatieven. De effectiviteit van het programma wordt mede bepaald door de mate waarin de organisatie zich aan de nieuwe RPO-processen kan aanpassen en deze omarmen. Een sterk plan voor verandermanagement dat deel uitmaakt van de implementatiestrategie is dan ook fundamenteel. Omdat RPO nagenoeg elk aspect van de organisatie raakt, is het essentieel dat het project in lijn is met alle andere initiatieven, zoals berichtgeving, beschikbaarheid van resources en timing. Een juiste aanpak zou het volgende moeten omvatten:

• Initiële communicatie: Het implementatieteam moet de veranderingen bij alle belanghebbenden introduceren, uiteenzetten wat het betekent voor de organisatie en het RPO-concept, alsmede de zakelijke voordelen, toelichten.
• Voorlichting en training: Een robuust trainingsprogramma beschrijft uitgebreid wat het RPO-initiatief voor de betrokkenen betekent, welke nieuwe diensten beschikbaar zijn en hoe de service moet worden gebruikt ter verbetering van de wijze waarop de organisatie talent.
• Feedback: Regelmatige tevredenheidsonderzoeken en feedback, naast het benoemen van successen en uitdagingen, draagt bij tot het behalen van de beste resultaten.
• Commitment voor verbetering: Voortdurende communicatie over het RPO-programma is essentieel, evenals tevredenheidsonderzoeken en een op feedback gebaseerd actieplan.

Basis van een effectieve implementatie

De voorwaarde voor succes wordt, zoals met elk nieuw initiatief, bepaald door het juiste team, waarin de teamleden kennis hebben van de doelstellingen van het programma en de rol die zij spelen in het behalen van de gewenste resultaten. Daarnaast is het net zo belangrijk dat alle leden een cultuur van samenwerking creëren waarbinnen het programma voortdurend wordt verbeterd nadat het 'live' is gegaan om maximale resultaten te behalen voor de organisatie.

Om meer te weten te komen over hoe RPO-programma's ontwikkelen om steeds meer waarde te leveren, downloadt u Randstad Sourceright's RPO Draaiboek.