MSP-serie #1: de businesscase opstellen

Nu bedrijven blijven worstelen met groeiende schaarste op de arbeidsmarkt is er een aanzienlijke stijging van tijdelijk talent, waaronder uitzendkrachten, freelancers, gedetacheerde werknemers, ZZP'ers en werknemers op opdrachten met een resultaat verplichting. Met deze groeiende afhankelijkheid van flexibel talent ontstaat de noodzaak om deze medewerkers in kaart te brengen, in te schakelen, aan te nemen, aan te sturen en uit te betalen. Tegelijkertijd moet toezicht worden gehouden op het naleven van interne en externe vereisten. Het effectief beheren van meerdere categorieën werknemers vereist dan ook meer resources, inzichten en expertise.

Uit een onderzoek (2017) van Staffing Industry Analysts (SIA) onder middelgrote en grote inkopers is gebleken dat 67% van de managers met tijdelijk personeel ten minste de helft van hun tijd besteedt aan deze activiteiten; een stijging van 16% ten opzichte van 2004. Sindsdien stijgen de cijfers geleidelijk, wat de groeiende complexiteit rondom dit bloeiende component van menselijk kapitaal bevestigt.

Organisaties zullen moeten ontdekken hoe ze tijdelijk personeel optimaal kunnen inzetten om zakelijke waarde te creëren. Ze zullen moeten overwegen hoe ze zelfstandigen, gedetacheerde werknemers en andere personeelscategorieën in een holistische workforcemanagement aanpak kunnen integreren. Daarnaast zullen talentmanagers de technologische vaardigheden moeten begrijpen die nodig zijn om werknemers effectief voor hun organisatie te sourcen, in te zetten en te volgen.

Veel organisaties implementeren managed services-programma's (MSP's) om deze complexiteit aan te pakken. De voordelen zijn aanzienlijk. Gebruikers die aanvankelijk een specifiek probleem wilden oplossen, hebben vaak geconstateerd dat hun MSP ook procedures op andere plaatsen in het bedrijf heeft verbeterd. In het tweede deel van deze serie, gaan we dieper in op de belangrijkste voordelen van een externe aanpak voor het beheren van flexibel talent. Maar eerst beschrijven we de vraag en bouwen een business case.

de beslissing om te kiezen voor een MSP

De eerste stap in het overwegen van een MSP-oplossing is het evalueren van uw huidige processen en de gewenste toekomstige status. Dit kan door: uw inkoopproces te herzien,verbeterpunten te identificeren,de reikwijdte van de dienstverlening vast te stellen en een bedrijfsanalyse uit te voeren.

Voor elke stap is input nodig van de belangrijkste stakeholders die bij het wervingsproces van tijdelijk personeel zijn betrokken, waaronder leidinggevenden, hiring managers, inkoopprofessionals, de compliance officer en HR. Na afloop kunnen interne stakeholders hun doelstellingen bepalen, inzien welke resources nodig zijn en wat de personeelsstrategie voor tijdelijk personeel belemmert.

Deze aanpak helpt uw organisatie de huidige processen te toetsen, duidelijk omlijnde doelstellingen te bepalen en prestaties te meten. Zonder dit inzicht wordt het moeilijk om een plan te ontwikkelen of te bepalen hoe succes eruit ziet. Dit is essentieel voor de volgende stap: de verschillende opties overwegen voor het beheer van tijdelijk personeel.

3 manieren voor het beheer van tijdelijk personeel

Er zijn drie opties voor het beheer van tijdelijk personeel: insourcing, inzet van een tussenpersoon (broker) of een complete MSP-implementatie. Wat geschikt is voor uw organisatie hangt af van de organisatie doelstellingen, het aantal vacatures, de beschikbare middelen en de interne expertise.

insourcing

Vertrouwen op een in-house recruitmentbureau is de beste oplossing voor organisaties met voldoende volume en een continue vraag naar een beperkt aantal functieprofielen. Insourcing vergt aanzienlijke middelen en kennis van het leverancierslandschap, best practices en technologie.

tussenpersoon

Met de inzet van een tussenpersoon maken hiring managers gebruik van hun eigen leveranciersnetwerk en worden de contracten beheerd door een tussenpersoon. Alle arbeidscontracten worden uitbesteed aan een tussenpersoon die verantwoordelijk is voor de beëindiging van de contracten, de facturatie en het naleven van de toepasselijke wetten. Deze aanpak kan gunstig zijn als de voorkeur uitgaat naar een gedecentraliseerd proces. Maar, omdat de tussenpersoon een beperkte rol speelt in het algemene beheer van het tijdelijk personeel, zijn ook de voordelen beperkt.

complete MSP

Met een managed services programma is de dienstverlener van begin tot eind verantwoordelijk voor de oplossing, wat de druk op interne teamleden vermindert en innovatie stimuleert. Dit is vooral gunstig als het wervingsproces complex is en transparantie en compliance essentieel zijn. Een dienstverlener werkt met honderden leveranciers en heeft een uitgebreid juridisch- en compliance netwerk, kennis van de lokale markt, tools en hulpmiddelen om het hele verwervingsproces volledig transparant te maken en verantwoordelijk te zijn voor de resultaten.

Elk model heeft zijn voordelen. Het is wel belangrijk om naast de doelstellingen van het huidige programma ook de toekomstige behoeften mee te nemen. Insourcing kan gunstig zijn gezien het huidige wervingsvolume van tijdelijk personeel, maar naarmate de vraag stijgt of daalt, kan een zekere schaalbaarheid nodig zijn. Als u daarnaast tot doel hebt om het inzicht in de kosten en het proces te verbeteren, is een holistische aanpak nodig. Een tussenpersoon kan deze voordelen waarschijnlijk niet bieden. Een intern programma betekent een voortdurende investering in capaciteit en tools. Een end-to-end MSP-programma is daarentegen gunstig voor het beheren van de hele levenscyclus van tijdelijk personeel. Daar staat tegenover dat een werkgever zich comfortabel moet voelen bij een externe aanpak.

pleidooi voor een end-to-end MSP

Zodra de noodzaak voor een MSP duidelijk is, is de volgende uitdaging het bouwen van een case voor deze oplossing. Voor een externe oplossing is de steun van het hoger management nodig. Dit kan worden verkregen door de kosten van insourcing naast de personeelskosten voor het in-huis houden van de functie als oplossing te presenteren. Het is daarnaast belangrijk om op de vele voordelen van een MSP te wijzen. Van kostenbesparingen, een kortere invultijd van vacatures tot het profiteren van een partner met de kennis om de talent strategie van de organisatie voortdurend te verbeteren.

Cruciaal voor de steun van het hogere management is daarnaast hun betrokkenheid. Plan om voortdurend te communiceren en vraag om feedback van sponsoren zodat iedereen op de hoogte is van successen, uitdagingen en verbeterplannen.

Een andere stap voor een succesvolle MSP is de steun van het hogere management op lange termijn. Houd de belangrijkste stakeholders betrokken bij de keuze en implementatie van het proces. Vraag op cruciale momenten naar hun mening, of dat nu betekent bij het selecteren van het interne projectteam, de betrokkenheid bij de selectie van een leverancier, de goedkeuring van het contract, het ondersteunen van verandermanagement of het goedkeuren van investeringen in technologie.

Inzicht hebben in waar er kansen liggen voor het verbeteren van uw talent strategie in combinatie met het hebben van een duidelijk idee over de toekomst, helpen bij het bepalen of een MSP geschikt is voor u. Met data waaruit blijkt dat een groeiend aantal organisaties intern meer tijd besteedt aan het beheren van dit belangrijke personeelssegment, is het misschien tijd om een externe oplossing serieus te overwegen.

Hebt u vragen over de voordelen van een MSP, het implementatieproces of hoe u hiermee begint, download dan ons MSP Playbook voor praktische informatie.