Constituer l'équipe pour la mise en place de votre programme RPO

La transformation par le RPO

Lorsqu'une entreprise décide de mettre en place un programme RPO (Recruitment Process Outsourcing), elle fait le premier pas pour s'inscrire dans une démarche lui permettant de surmonter la pénurie de talents, dans une logique d'efficacité et de contrôle des coûts. Un programme RPO agit comme une extension de l’équipe RH interne à l’entreprise, le programme contribue à résoudre des problèmes préexistants dans le processus de recrutement ou les technologies employées. Avec un tel impact transformationnel, le succès d’un RPO exige une communication et une conduite du changement permanentes, soutenues par une équipe interne motivée pour travailler main dans la main avec le prestataire, avant, pendant et après la mise en œuvre du programme.

Bien que l'implémentation et le pilotage du programme relèvent de la responsabilité du prestataire, il est important de choisir les bonnes personnes, qui connaissent l'entreprise et sa manière d'aborder le changement - Ceci sera déterminant pour la réussite du projet. Une fois l’équipe identifiée, il sera essentiel de préciser d’emblée les responsabilités individuelles, afin que chacun sache ce qu’il a à faire. De même, chacun devra avoir conscience de l’implication qu’exige le projet, de manière à pouvoir lui consacrer suffisamment de temps.

Quelle équipe sera responsable de la mise en œuvre du programme ?

Qui doit faire partie de l'équipe chargée de collaborer avec l'équipe RPO pour la mise en place du programme? Il est important d'inclure tous les interlocuteurs concernés, pas seulement les personnes en charge du recrutement. En plus des responsables RH et Achats, l'implémentation d'un programme RPO concerne les cadres supérieurs, responsables opérationnels, chefs de production, le marketing, la finance, les SI et le juridique, dans la mesure du possible.

Sponsor cadre

Comme pour tout projet d'ampleur, la mise en place d'un programme RPO nécessite la contribution d'un sponsor / partenaire interne capable d'apporter son expertise et de superviser les étapes du projet tout en veillant à ce que celui-ci soit aligné à la stratégie de l'entreprise. Sans être mobilisé au quotidien sur les aspects opérationnels du programme, ce partenaire jouera un rôle clé dans la réussite de celui-ci et y consacrera le temps nécessaire. Ce partenaire est souvent un responsable des ressources humaines ou tout autre cadre supérieur.

Sponsor du projet

Un niveau plus bas, la mise en place d'un programme RPO nécessite l'intervention d'un parrain du projet, généralement la personne en charge du recrutement au sein de l'entreprise

Intervenants

Les acteurs du projet, qui peuvent aussi bien être des intervenants côté entreprise que côté prestataire vont jouer un rôle clé dans le développement du programme. Consacrant le temps nécessaire requis par le plan de mise en oeuvre, ils seront responsables de la collecte et la validation des données tout au long du processus, tout en participant aux actions de formation et de communication.

chef de projet

Le chef de projet occupe un poste clé dans l'équipe d'implémentation - Ce rôle nécessite un engagement important (1 à 2 jours par semaine). Le chef de projet dirige les opérations, supervise les intervenants et veille à ce que les délais et étapes du projet soient respectés. Il est également impliqué dans les réunions des sous-équipes pour veiller à ce que tout le monde soit sur la bonne voie et que l'implémentation se passe bien. La personne choisie pour cette fonction devra avoir une bonne connaissance des objectifs globaux de l’entreprise, ainsi qu’une compréhension claire des raisons pour lesquelles un RPO est mis en place et de ce que l’entreprise en attend. Un bon chef de projet sera en outre une personne d’influence dans l’organisation, connaissant bien l’activité et les ressources disponibles, pour un pilotage adapté.

ressources humaines

L'équipe RH aura un rôle déterminant dans les aspects tactiques de l'implémentation du programme RPO : en particulier l’élaboration des politiques, la création des processus, la collecte et la vérification des données. Le département RH étant celui amené à travailler le plus avec l'équipe RPO, les décideurs RH ont tout intérêt à être en mesure de fournir à leurs équipes la formation et la communication appropriées. Le plan de mise en œuvre précisera l’implication requise des RH : typiquement, environ 5 heures par semaine.

juridique

L'équipe juridique jouera un rôle crucial pendant la négociation du contrat, qui pourra représenter 3 jours par semaine lors de cette phase critique. L’expertise des juristes sera mise à profit pour tous les aspects réglementaires.

comptabilité fournisseurs

Les professionnels du département comptable et financier seront sollicités à temps partiel, comme prévu dans le plan de mise en œuvre. Ils devront vérifier les comptes et tester le système.

systèmes d’information

Responsable des aspects techniques de l'implémentation du programme RPO, l’équipe SI travaillera environ 5 heures par semaine sur des sujets d’interfaçage, de tests, de collecte et validation de données, mais aussi de sécurité IT et data.

achats

Mobilisée également environ 5 heures par semaine, l'équipe Achats sera sollicitée dans des domaines tels que l'élaboration des contrats, la sélection des fournisseurs et la communication, la collecte et la validation des données.

marketing & communication

C’est l’équipe qui aura pour mission de communiquer auprès des interlocuteurs sur l'implémentation du programme, ses avantages et ses exigences. Ces responsables contribueront aussi au développement de supports de formation pour assurer une bonne prise en main du programme RPO. Leur temps de contribution représentera environ 5 heures par semaine.

Un travail collectif

Hormis ces acteurs clés, le succès d’un programme RPO dépendra au bout du compte d’un groupe plus large « d’agents du changement » : les personnes responsables de promouvoir le projet. L’efficacité du programme dépendra en partie de la capacité de l’entreprise à s’adapter aux nouveaux processus. C’est pourquoi il est essentiel d’inclure dans la stratégie de mise en œuvre un solide plan plan de gestion du changement. Un programme RPO impacte presque tous les aspects d'une organisation, c'est pourquoi il est essentiel que ce projet soit aligné avec les autres initiatives en termes de communication et de ressources (humaines, temporelles, matérielles...). La bonne approche inclut :

• Communication initiale: L'équipe d'implémentation doit présenter le projet à tous les interlocuteurs, exposer ce que cela représente pour l'organisation et expliquer le concept de RPO et ses avantages.
• Sensibilisation et formation: Un solide programme de formation détaillera la manière dont le programme RPO impactera les différents acteurs, les nouveaux services disponibles et la manière de les utiliser pour améliorer les recrutements dans l’entreprise.
• Recueillir des commentaires: Afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles, il faudra périodiquement évaluer le niveau de satisfaction, recueillir des commentaires et prendre note des succès et des défis.
• S'engager dans un processus d'amélioration: Il est essentiel de communiquer en continu sur la mise en place d'un programme RPO, et de mettre en place un plan d'action basé sur les retours et les enquêtes de satisfaction et un plan d’action fondé sur les retours.

La base d'une implementation réussie

Comme dans tout projet, une équipe réunissant des personnes impliquées, qui comprennent les objectifs du programme et leur rôle pour atteindre les résultats espérés, sera un facteur-clé de réussite. Il sera tout aussi important de créer une culture de collaboration entre les membres, afin d’assurer l’amélioration continue du programme une fois lancé, pour en obtenir le maximum de résultats.

Pour en savoir plus sur la manière dont un programme RPO peut évoluer et continuer à fournir de la valeur ajoutée, téléchargez le guide pratique de Randstad Sourceright.