5 conseils pour travailler efficacement avec votre fournisseur de RPO

Amélioration continue

Les entreprises qui souhaitent mettre en place un RPO (recruitment process outsourcing) ont conscience de la valeur potentielle que peut en retirer leur organisation : une démarche d’acquisition et de gestion de talents 100 % sur mesure.Une approche 100% sur mesure de l'acquisition et la gestion de leurs talents. Le travail en tandem entre les équipes internes et le fournisseur de RPO permet un processus efficace, performant et rentable garantissant l’excellence des recrutements, indispensable au développement. En particulier à une époque où le marché de l’emploi devient de plus en plus concurrentiel et où la pénurie des talents pose un défi d’ampleur inédite.

La signature du contrat n'est que la première étape dans la chaîne de valeur de son programme RPO. En effet, puisque le prestataire suit en permanence les évolutions du marché de l’emploi et des technologies RH, l’entreprise peut à tout moment adapter son programme, si nécessaire.L'important étant que le prestataire et le client cultivent un lien étroit en échangeant en permanence afin d’aligner la stratégie avec des besoins et des objectifs qui peuvent évoluer.

Que ce soit dans l'implémentation d'un RPO ou l’amélioration d'un programme existant, plusieurs étapes vous permettront de travailler plus efficacement avec votre prestataire de RPO afin d’assurer la réussite du programme.

1. Fixez des buts précis

L’une des étapes les plus déterminantes pour un partenariat efficace est d’expliciter les objectifs et les attendus du programme RPO. Les deux parties doivent s’entendre clairement sur les points d’amélioration de la stratégie de recrutement et sur la manière dont le prestataire va y répondre. Les deux parties peuvent alors établir des conventions de services – par exemple, sur le nombre de recrutements et les délais pour chaque poste – qui définissent le cadre de mise en œuvre du programme, avec des résultats convenus des deux côtés. Les programmes RPO étant conçus en fonction des volumes de recrutements, il est important que les prévisions de besoins soient réalistes. Il est également important que l’entreprise comprenne bien son rôle dans le programme et mobilise les bons contributeurs dans sa mise en œuvre, afin que les conventions de services répondent parfaitement aux besoins de l’activité.

2. Renforcez l’adhésion et conduisez le changement

Comme c’est le cas pour tout changement majeur d’organisation, la mise en place d’un RPO peut rencontrer des résistances susceptibles d’entraver son efficacité. C’est pourquoi il est crucial de rechercher et renforcer l’adhésion des contributeurs internes, en les laissant nouer une relation de proximité avec le prestataire. Pour cela, valorisez les impacts positifs du RPO sur l’activité de l’entreprise, sollicitez l’avis des contributeurs et désamorcez rapidement les inquiétudes naissantes. Un solide plan d’action de communication et de conduite du changement, pendant la phase de mise en œuvre, contribuera également à renforcer l’adhésion en interne et, de facto, l’efficacité du programme. Prenez le temps de présenter ce qui va changer et ce que cela implique pour l'organisation mais aussi formez les utilisateurs à l’ensemble des services proposés.

3. Maintenez la communication avec le prestataire

Un des clés du succès d'un programme RPO est la communication transparente avec le prestataire. Quand les deux équipes peuvent échanger en toute liberté sur le statut du projet et les difficultés potentielles, il est plus facile de résoudre les problèmes avant qu’ils ne compromettent la réussite du programme. Une manière d’entretenir un dialogue continu est de se caler sur les différentes phases de la mise en œuvre : planification, découverte, conception, installation et transition, mise en service. Cette approche aidera les équipes de l’entreprise et du partenaire RPO à mieux se connaître et à nouer une véritable coopération tout au long du projet.

4. Pensez KPI et gouvernance

Créer une culture de la responsabilité favorisera une stratégie RPO optimisée. Des indicateurs-clés de performance (KPI), tels que le rapport nombre d’entretiens / nombre d’offres d’embauche, le taux de conversion entre offres et embauches, ou encore le nombre de postes vacants depuis longtemps, aideront à mettre en lumière les réussites et les axes d’amélioration du programme. Une gouvernance formalisée (composée d'un manager RPO dédié côté prestataire et d'une équipe de direction clairement identifiée côté client) permettra de résoudre les problèmes ou de faire évoluer le programme rapidement. Le modèle de gouvernance doit aussi définir clairement les rôles de toutes les parties prenantes, spécifier les rattachements hiérarchiques, identifier les décideurs et les paliers d’intervention pour que le processus de supervision et de réduction des risques soit limpide.

5. Organisez le recueil de feedback

Une fois le programme RPO en place, priorité à la stabilité. Pour cela, il s’agit de renforcer l’adhésion. Il est essentiel d’avoir une stratégie de communication pour informer et mobiliser les parties prenantes sur les avancées du programme. Et il est tout aussi important de solliciter régulièrement leur feedback. L’entreprise doit trouver, dans ce cadre, diverses manières de recueillir et analyser les résultats traduisant le succès du programme : par exemple, les réductions de coûts, le raccourcissement des délais de recrutement, la satisfaction du manager recruteur et autres indicateurs. Sur la base du feedback reçu et des premiers résultats, l’entreprise et son partenaire peuvent travailler ensemble pour améliorer ce qui doit l’être et trouver de nouvelles opportunités d’innovation. Les objectifs de l'entreprise et la conjoncture pouvant évoluer dans le temps, une communication constante favorisera l'ajustement du programme si cela est nécessaire.

assurer le succès du RPO

Que ce soit pour la définition commune d'une stratégie de conduite du changement ou la mise en place d'échanges transparents et continus sur la meilleure manière d'atteindre les objectifs, un vrai partenariat entre l'entreprise et son fournisseur de RPO est essentiel pour optimiser les bénéfices de la solution mise en place. Ces conseils peuvent vous aider à bâtir les fondations d'une collaboration solide avec votre partenaire RPO. Et ce non seulement pour améliorer la qualité de vos recrutements mais aussi pour aligner votre politique RH avec les grands objectifs de l’entreprise.

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